Kaizen: lepšie nie je nepriateľom dobrého

Malé kroky verzus obrovské skoky

Vznik kaizen sa datuje do prvých rokov po druhej svetovej vojne. Krátko po skončení bojov prišla do Japonska skupina amerických štatistikov z USA spolu s Williamom Edwardsom Demingom, odborníkom na kontrolu kvality. Práve on presadil tézu, že snaha o kvalitu by sa nemala skončiť, keď výrobok alebo služba dosiahne určité požiadavky, ale že by sa mala stať súčasťou životného štýlu a procesu neustáleho zlepšovania. Neustále zlepšovanie všetkých zamestnancov - od vrcholového manažmentu až po radových pracovníkov - a nikdy nekončiace zlepšovanie kvality podnikov a výrobkov čoskoro prispelo k japonskému hospodárskemu zázraku a kaizen sa stal trvalou súčasťou pracovného života Japoncov (v západných krajinách sa neujal, kde túto filozofiu nahradila orientácia na inovácie a okamžité výsledky). V skratke, kaizen je metóda malých a systematických krokov orientovaných na zlepšovanie procesov a kolektívne úsilie s využitím konvenčných, dobre známych metód činnosti (hoci často aplikovaných netriviálnym spôsobom). Západná filozofia podnikania naopak uprednostňuje "sedemmíľové podozrenia" orientované na veľkolepé úspechy a rýchle výsledky dosiahnuté prostredníctvom nových metód a veľkých investícií.

Stelesnením hodnoty kaizen a jeho prínosov sa stala japonská Toyota, kde bol zavedený spolu s mnohými ďalšími princípmi vrátane metódy kanban (ktorej sme venovali iný príspevok na blogu) a Just-In-Time (princíp dodávok presne na čas). Jej úspech na svetových automobilových trhoch viedol západných manažérov k tomu, aby sa bližšie pozreli na princípy filozofie kaizen a obchodné výhody, ktoré poskytuje. Kniha Taiichiho Ohna, vedúceho výroby v závodoch Toyota a veľkého propagátora kaizen, s názvom " Toyota ProductionSystem: More than Large-Scale Production" (VýrobnýsystémToyota: viac ako veľkovýroba) vydláždila cestu tejto podnikateľskej filozofii v západných krajinách. K prijatiu tejto koncepcie v zahraničných ekonomikách prispela aj kniha "Kaizen: kľúč ku konkurenčnému úspechu Japonska" od Masaakiho Imaia, konzultanta v oblasti manažmentu; koncepcia bola rozvinutá do systému riadenia známeho ako proces neustáleho zlepšovania (nem. Kontinuierlicher Verbesserungsprozess - KVP).

10 zásad kaizen

Kaizen je založený na 10 základných princípoch. Ich uplatňovaním možno postupne zlepšovať prácu v každej fáze a na každej úrovni. Sú to tieto princípy:

1. "Problémy vytvárajú príležitosti" (koncept nepopulárny v západnej podnikateľskej kultúre, kde sa problémy - ak je to možné - zvyčajne ignorujú alebo krotia). Kaizen nabáda nečakať s riešením problému do poslednej chvíle, pretože to si koleduje o problémy, ale riešiť ho proaktívne.
2. "Pýtajte sa päťkrát "prečo"?" Takto môžete prísť na príčinu väčšiny problémov a dospieť k účinným riešeniam (je to dobrý spôsob, ako sa neuspokojiť s najjednoduchšími a najzrejmejšími odpoveďami, ale ísť po "nitke k uzlu").
3. "Prijmite nápady od každého". Je to príležitosť spoznať - v partnerstve - širšie spektrum názorov účastníkov a zapojiť ich do koncepčných procesov. To nám umožňuje preskúmať neobvyklé nápady a nové pohľady na problémy, ktoré inšpirujú k nezjavným, ale účinným opatreniam.
4. "Premýšľajte o realizovateľných riešeniach". Investovanie do hotových a - často - nákladných systémov/strojov/prevádzok nemusí byť nevyhnutne riešením každého problému. Niekedy stačia jednoduché opatrenia (napríklad menšie zmeny systému alebo hardvéru). Stručne povedané: v jednoduchosti je sila.
5. "Nedržte sa súčasného stavu. Hľadajte iný pohľad, inú perspektívu, inšpirujte sa riešeniami používanými v iných odvetviach, ktoré môžu vyriešiť vaše problémy.
6. "Tvrdenie, že sa to nedá urobiť, je výpoveďou." Príkladom je americký vesmírny program. V roku 1961 americký prezident John F. Kennedy sľúbil svojej krajine, že do konca desaťročia vstúpi na Mesiac americký astronaut. O osem rokov neskôr sa tento sen vďaka spoločnému úsiliu tisícov ľudí a miliardovým investíciám podarilo splniť.
7. "Vyberajte si jednoduché riešenia, nečakajte na dokonalé riešenia. Keď sa vaša loď potápa kvôli diere na dne, začnite vylievaním vody a medzitým vymyslite, ako zastaviť únik. Urobte malý krok vpred a možno to zmení váš pohľad na problém.
8. "Namiesto peňazí používajte šikovnosť". Táto zásada je mimoriadne užitočná v dnešnej dobe, keď máme vďaka existencii internetu prístup k celému radu nápadov.
9. "Opravujte chyby za pochodu". Nie všetko sa dá urobiť správne na prvýkrát. Netreba sa báť neúspechov, pokiaľ robíme svoje malé kroky správnym smerom.
10. "Zlepšovanie nemá konca kraja". Žiadne riešenie nie je dokonalé. Vždy existuje priestor na zlepšenie.

Kaizen v sklade

Kaizen funguje v mnohých oblastiach života vrátane logistiky. Táto metóda zlepšuje mnohé procesy v sklade. Umožňuje tiež zlepšiť infraštruktúru, tok informácií, ako aj ergonómiu práce. Zavedenie uvedených princípov a dodržiavanie ich odporúčaní by malo priniesť množstvo výhod, medzi ktoré patria: zníženie nákladov; úspora času; zlepšenie: pracovných podmienok a kvality, jednotlivých činností a fungovania tímu zamestnancov; zvýšenie ich kvalifikácie a užšia identifikácia s firmou; lepšia komunikácia medzi manažmentom a líniovými zamestnancami; spolupráca pri riešení problémov; väčšia ochota plniť povinnosti. Je však dôležité, aby sa pocit zodpovednosti za podnik neobmedzoval len na manažérov, ale aj na pracovníkov v sklade. Mali by si byť vedomí, že sú spoluzodpovední za miesto, kde vykonávajú svoje povinnosti; na druhej strane by mali mať voľnú ruku pri predkladaní požiadaviek a návrhov týkajúcich sa činnosti podniku. To, že vedenie zohľadňuje ich názory, zvyšuje ich angažovanosť a posilňuje ich ochotu konať.

Z dlhodobého hľadiska kaizen umožňuje upratať skladové priestory, vytvoriť ergonomické pracoviská a zlepšiť využitie skladových priestorov. To sa následne prejavuje v lepšej organizácii práce, väčšej kontrole nad rôznymi oblasťami skladu a lepšom plnení úloh, čo vedie ku skráteniu času realizácie a vyšším príjmom. Spoločnosti, ktoré sa riadia filozofiou kaizen, sa prirodzene nemusia vzdávať veľkých investícií. Využívajú však čas medzi realizáciou veľkých inovačných projektov na realizáciu malých nápadov na zlepšenie konkrétnych procesov. Táto stratégia spočíva v sledovaní malých krokov - bez prestávky.

Autor príspevku: Ing:

Monika Sojka - marketingová špecialistka