KPI: kľúč k výkonnosti

Kľúčové ukazovatele výkonnosti ("KPI") sú logistické údaje na priebežné monitorovanie, kontrolu a analýzu a/alebo optimalizáciu logistických procesov, prípadne celého dodávateľského reťazca. Umožňujú tiež merateľným spôsobom určiť, či spoločnosť (alebo konkrétne útvary) účinne realizuje svoju stratégiu. Overovanie KPI oddeleniami zásobovania, skladovania, zásobovania, logistiky a dopravy umožňuje udržiavať náklady na uvedené činnosti na čo najnižšej úrovni - avšak bez toho, aby sa znížila vysoká výkonnosť.

Definícia KPI sa preto môže zdať veľmi všeobecná a obsiahla, ale je to spôsobené najmä ich veľmi širokým uplatnením. Kľúčové ukazovatele výkonnosti sú užitočné v mnohých podnikateľských prostrediach, kde sa používajú na prijímanie strategických rozhodnutí (v podnikoch alebo korporáciách), na analýzu vhodnosti investícií, na určenie návratnosti investícií a na posúdenie rizika. Rozsah kľúčových ukazovateľov výkonnosti je veľmi široký a úzko súvisí s konkrétnou prácou danej spoločnosti, oddelenia alebo zamestnanca. Prvou úlohou pri zavádzaní kľúčových ukazovateľov výkonnosti do pracovného prostredia by teda mal byť výber správnych ukazovateľov (ktorý sa môže veľmi líšiť v prípade obchodného tímu - tu môže byť kľúčovým KPI počet novozískaných zákazníkov - od oddelenia nákupu alebo riadenia ľudských zdrojov).

Ako vybrať KPI?

Ak má mať kontrola kľúčových ukazovateľov výkonnosti zamýšľaný účinok, mali by sa vyberať podľa určitých zásad. Tu sú niektoré z nich:

• nemali by sa obmedzovať len na finančné ukazovatele;
• hodnoty ukazovateľov by mali byť vyjadrené v konkrétnych číslach a ich hodnotenie by sa malo vykonávať relatívne;
• ukazovateľ používaný vo viacerých oblastiach, ktoré sa navzájom líšia, by mal definovať rovnaký parameter;
• ukazovatele musia poskytovať údaje rýchlo a jednoducho; príliš vysoká úroveň presnosti neprimerane predĺži čas potrebný na ich získanie;
• ukazovatele by mali byť trvalé, schopné priebežného merania;
• ukazovatele sa musia dať jednoducho vypočítať;
• prezentácia výsledkov by mala zohľadňovať potreby a chápanie publika.

KPI v sklade

Ako vidíte, KPI sú riečnou témou, preto sa v snahe trochu ju zjednodušiť zamerajme na príklad prostredia, ktoré naplno využíva výhody KPI: sklad. Vzhľadom na obrovské množstvo operácií, ktoré vykonávajú jeho zamestnanci, počítané v stovkách alebo tisícoch (v závislosti od plochy skladu a počtu SKU) a pozostávajúce z príjmu tovaru, jeho umiestnenia, vychystávania a expedície, môže byť rozsah potenciálnych prínosov dosiahnutých prostredníctvom KPI veľmi vysoký. KPI sa zvyčajne merajú na základe štyroch typov cieľov: času, nákladov, produktivity a kvality služieb. Zvyčajne sa používajú na kontrolu takých otázok, ako je percento využitia skladovej plochy, rýchlosť vykladania a nakladania tovaru, rýchlosť vychystávania a prípravy tovaru na odoslanie spotrebiteľovi, počet chýb pri vybavovaní objednávok, presnosť prípravy skladovej dokumentácie atď.

Pre modernú spoločnosť je kontrola kľúčových ukazovateľov výkonnosti nevyhnutnou súčasťou racionálneho využívania zdrojov a dosahovania strategických cieľov. Umožňuje totiž okrem iného: posúdiť efektívnosť práce a ich súvislosť so systémom odmeňovania zamestnancov, stanoviť maximálny objem operácií pre jednotlivé oddelenia (na dennej, mesačnej a ročnej báze), stanoviť maximálny prípustný počet chýb pre daný proces, vypracovať mieru produktivity oddelenia za hodinu, vytvoriť taktické ciele (priebeh procesov a typ projektu) a ich realizáciu. Medzi príklady KPI, ktoré sa bežne sledujú v sklade, patria: priemerná úroveň zásob, miera využitia skladových priestorov, obrat zásob (miera obratu, t. j. ako často tovar opúšťa sklad), kapitálové náklady, počet úloh alebo presnosť vychystávania.

Kľúčové ukazovatele výkonnosti pomáhajú kontrolovať tieto procesy na dennej báze a môžu tiež upozorniť na výskyt náhlych zmien, ktoré si vyžadujú rýchlu reakciu. Napríklad: umožňujú zaznamenať rýchly nárast objednávok na dokončenie a expedíciu a signalizujú potrebu konať, keď sa v určitej oblasti vyskytne problém (napríklad v dôsledku prebytku alebo nedostatku objednávok na dokončenie).

Užitočný nástroj: WMS

Niet pochýb o tom, že každý podnikateľ chce, aby jeho podnik fungoval efektívne a účinne. Neoceniteľnú pomoc v tomto smere poskytujú moderné technológie, najmä systém WMS, ktorý sa v posledných rokoch stal veľmi obľúbeným a na mnohých pracoviskách prakticky nepostrádateľným. Nie je jediným nástrojom na sledovanie výkonnosti skladu, ale určite patrí k najpohodlnejším a najrozšírenejším na trhu skladovej logistiky, pretože umožňuje rozšíriť kontrolu nad všetkými procesmi a údajmi z jednej úrovne služieb.

WMS je počítačový systém riadenia skladu, ktorý pomáha automatizovať všetky skladové procesy a analyzovať ich výkonnosť v reálnom čase, pričom poskytuje aktuálne údaje o zásobách v sklade, ich pôvode, presnom umiestnení a prepravných cestách. Systém WMS môže tiež určovať výkonnosť zamestnancov tým, že im prideľuje úlohy a ciele. Umožňuje tiež efektívne riadiť ich prácu, stavy zásob, výkazy atď. Zavedenie tohto systému je vhodné, ak sa zo skladu expeduje aspoň 20 zásielok denne, vďaka čomu je toto riešenie vhodné pre veľké aj malé firmy. Aby systém fungoval, musí byť tovar vybavený snímačmi a/alebo čiarovými kódmi na identifikáciu tovaru. Do systému sa zadávajú aj údaje o práci jednotlivých zamestnancov. To všetko umožňuje optimálne sledovanie kľúčových ukazovateľov výkonnosti v sklade.

Obmedzenia KPI

Napriek mnohým výhodám, ktoré používanie kľúčových ukazovateľov výkonnosti poskytuje, nie sú to spoľahlivé nástroje bez obmedzení. Ich nedokonalosť však nie je spôsobená chybami v samotnej metóde, ale nevhodným používaním. Ich nedostatky sa prejavujú najmä v týchto situáciách: keď boli zvolené nesprávne KPI pre potreby, takže pozornosť kontrolórov sa sústreďuje na nepodstatné aspekty a vedie k neefektívnemu riadeniu; úroveň monitorovania ukazovateľov je nedostatočná; interpretácia získaných údajov sa vykonáva nevhodným spôsobom, čo vedie k nesprávnym záverom a následne k nesprávnym rozhodnutiam; ukazovatele nie sú dostatočne presné; prístup k nim pre osoby zodpovedné za vyvodzovanie záverov je obmedzený.

Autor záznamu:

Monika Sojka - marketingová špecialistka