Kontrola zásob - čo je to a prečo je taká dôležitá?

Ide o kľúčový prvok udržateľného riadenia celého skladového hospodárstva, pretože vďaka podrobnej znalosti množstva a druhov skladovaného sortimentu zlepšuje priebeh skladových operácií a v dôsledku toho aj činnosť celej firmy. Bez ohľadu na to, či si špecifický charakter konkrétneho skladu vyžaduje pravidelné monitorovanie zásob (týka sa to predovšetkým firiem, ktoré vykonávajú výrobné procesy, manipulujú s často sa obmieňajúcimi výrobkami alebo s vrátením tovaru zákazníkom), alebo či postačuje pravidelná kontrola, je táto fáza skladových operácií nevyhnutná pre jeho bezproblémové fungovanie a umožňuje zvýšiť ziskovosť firmy.

Kľúčom k efektívnemu fungovaniu skladu je vyváženie prijatého a vydaného tovaru.

Minimalizácia nákladov na údržbu a zároveň maximalizácia zisku vyplývajúceho z efektívneho servisu je cieľom každej spoločnosti. Nie je to inak ani v prípade spoločností zaoberajúcich sa skladovou logistikou. Je to tým jednoduchšie, čím optimálnejšia je veľkosť objednávky a čím efektívnejšie možno zabezpečiť správnu bilanciu zásob. Ich nedostatočné/nadbytočné zásoby nielenže narúšajú plynulý chod skladu, ale navyše vystavujú výrobcu alebo dodávateľa reklamáciám zákazníkov. Ani prebytok však nie je prospešný: znamená zvýšenie nákladov na skladovanie a najmä v prípade výrobkov s krátkou dobou trvanlivosti vytvára riziko zastarania alebo straty kvality. Aby sa predišlo takýmto rizikám, sklady stanovujú úroveň takzvaných minimálnych zásob a bod objednania, t. j. čas, v ktorom sa musí urobiť objednávka na doplnenie zásob. Týmto spôsobom zabezpečujú rovnováhu medzi prijatými a vydanými položkami a určujú úroveň ich dostupnosti.

Proces kontroly zásob

Tento proces môže prebiehať manuálne alebo pomocou viac či menej sofistikovanej automatizácie. V prvom prípade túto úlohu vykonávajú operátori, ktorí porovnávajú - položku po položke - zhodu zásob v sklade s katalogizovaným zoznamom výrobkov a ručne to zaznamenávajú do dokumentácie. Vzhľadom na riziko chýb je táto metóda prakticky nevhodná pre veľké podniky s veľkým objemom zásob a vysokou mierou obratu. Tabuľky (napr. Excel), ktoré sa používajú na zoznam položiek nachádzajúcich sa v sklade, môžu byť prechodnou možnosťou. V porovnaní s hárkom papiera sú totiž vybavené špeciálnymi šablónami na riadenie zásob a umožňujú priame získavanie údajov z čítačiek čiarových kódov. Stále však neeliminujú riziko chýb, keďže zadávanie údajov sa tiež vykonáva ručne. Najspoľahlivejší spôsob kontroly zásob poskytuje systém WSM, ktorý riadi sortiment plne automatizovaným spôsobom, čím urýchľuje kontrolu zásob a zároveň eliminuje chyby. Softvér zaznamenáva všetok prijatý a vydaný tovar, čím zaručuje komplexnú a bezpečnú kontrolu procesov vykonávaných v sklade. Vďaka automatizácii procesu sa pomer IRA (Inventory Record Accurancy, t. j. zhoda medzi údajmi v systéme a skutočným stavom zásob) blíži k dokonalosti.

Kedy a kto by mal vykonávať inventúry?

Frekvencia inventarizácie závisí od viacerých faktorov vrátane veľkosti skladu a počtu skladovaných SKU, ako aj od počtu operátorov. Môže byť pravidelná (vykonávaná v rovnomerných intervaloch podľa plánu - napr. každý štvrťrok, polrok alebo rok), čiastočná alebo trvalá. Ako najoptimálnejšie riešenie sa javí posledná z uvedených možností (permanentná inventarizácia), pretože aktualizácia tovaru sa vykonáva v reálnom čase vďaka priebežnej evidencii všetkých tokov (prijatého aj vydaného tovaru, ako aj internej prepravy). Vyžaduje si však zapojenie automatického systému WMS, takže permanentná inventúra je doménou veľkých skladov, pre ktoré výhody v podobe zníženia logistických nákladov a eliminácie chýb v skladových operáciách prevyšujú (značné) náklady na inštaláciu systému WMS. V prípade menších prevádzok prichádzajú do úvahy ďalšie dve metódy, z ktorých najmä čiastočná inventúra (ktorá zahŕňa spočítavanie určitých skladových položiek častejšie ako iných, pričom sa zohľadňujú ich spoločné vlastnosti alebo úroveň rotácie) sa zdá byť časovo a energeticky menej náročná a presnejšia ako periodická inventúra, ktorá môže v pravidelných intervaloch narušiť skladové operácie. Dôležité je tiež určiť osoby zodpovedné za inventarizáciu, pretože absencia prísnej hierarchie a vykonávanie úloh rôznymi oddeleniami spôsobuje neefektívnosť tohto procesu. Odborníci odporúčajú, aby sa o ňu staralo jedno oddelenie kontroly zásob, ktorého úlohou je kontrolovať výrobky od dodania až po moment vydania.

Fyzická alebo účtovná inventúra?

Každá z nich má svoje vlastné charakteristiky. Fyzická inventúra spočíva v kontrole skutočného súladu medzi druhom a počtom tovaru uloženého v sklade a jeho zápisom v systéme. Ak sa zistia rozdiely, možno sa pokúsiť odhaliť príčinu (krádež, chyby pri vychystávaní atď.) a zaviesť nápravné opatrenia. Účtovná inventúra slúži na zobrazenie peňažnej hodnoty skladovaného sortimentu s cieľom zistiť, či hodnota prijatého tovaru súhlasí s hodnotou vydaného tovaru. Odporúča sa, aby účtovnej inventúre predchádzala fyzická kontrola - informácie o skutočnom počte tovaru umožnia priradiť mu peňažnú hodnotu.

Súhrn

Kontrola zásob je jednou z kľúčových činností efektívneho a ziskového podniku. Umožňuje totiž organizovať dopĺňanie zásob, vhodne využívať skladové zdroje, efektívne pripravovať objednávky alebo plynulo reagovať na meniaci sa dopyt. Zvyšovanie efektívnosti v týchto oblastiach pomáha aj zlepšovať a posilňovať imidž podniku.

Autor príspevku: Mgr:

Monika Sojka - marketingová špecialistka