Prečo by sa mali zásoby minimalizovať?
Udržiavanie optimálnej úrovne zásob je pre každý podnik kľúčové, ale nie každý túto zásadu uplatňuje v praxi. Vzhľadom na nepredvídateľné zmeny v dopyte, narušenie dodávateľských reťazcov a rastúce náklady je ťažké predvídať, aká úroveň zásob v sklade je najvhodnejšia. Pritom príliš veľké zásoby hrozia zvýšením manipulačných nákladov a príliš malé zásoby znemožňujú vybavenie objednávky v čase, ktorý očakáva zákazník. Zlé aj zlé. Dosiahnutie dokonalej rovnováhy nie je jednoduchá úloha, ale určite sa o ňu oplatí usilovať.
V 60. rokoch minulého storočia Kiichirō Toyoda, ktorý chcel z Toyoty urobiť globálneho giganta schopného prelomiť americkú hegemóniu na automobilovom trhu, zaviedol v závodoch japonskej automobilovej skupiny princíp just-in-time. Odvtedy v skladoch na celom svete čoraz viac prevláda prístup maximálneho zníženia zásob. Spoločnosti sa snažia dosiahnuť a udržiavať minimálnu úroveň zásob, ktorá zabezpečí plynulý a včasný priebeh ich úloh. Nie je to však jednoduché.
Ani príliš málo, ani príliš veľa, ale tak akurát
Udržiavanie veľkého množstva výrobkov v sklade sa nezdá byť veľmi rozumné: vyžaduje si väčšie kapitálové záväzky v podobe nákladov na prenájom a prevádzku skladov a udržiavanie väčšieho počtu zamestnancov a tiež sťažuje vybavovanie priebežných objednávok, pretože je oveľa ťažšie kontrolovať veľké zásoby. Napriek tomu sa mnohé spoločnosti rozhodli pre tento postup a pod jednou strechou sústreďujú rýchloobrátkový tovar (po ktorom je veľký dopyt), ako aj nepredajný a sezónny tovar. SURPLUS nie je dobrý, ale BREAK - chápaný ako nulové alebo nedostatočné zásoby určitého SKU na uspokojenie dopytu zákazníkov - je ešte horší. Jeho príčiny môžu byť rôzne a okrem iného sú spôsobené zlými prognózami ponuky a dopytu; predčasnými dodávkami; nepredvídaným nárastom dopytu na trhu, ktorý vedie k rýchlejšiemu než očakávanému vyčerpaniu SKU. Dôsledky nedostatku sú niekedy vážnejšie ako nadmerná ponuka. Okrem finančných strát majú za následok aj stratu dôvery a v dôsledku toho môžu zákazníci odísť ku konkurencii, ktorá má náhodou výrobok, ktorý hľadajú. Utrpí tým povesť maloobchodníka a môže trvať mnoho mesiacov, kým sa zotaví.
Výhody zníženia zásob
Už sme zistili, že jednou zo stratégií, ako predchádzať nedostatku zásob, môže byť udržiavanie veľkého množstva zásob na sklade. Je to však nákladné východisko. Zníženie nákladov všade, kde je to možné, je žiaducou stratégiou prežitia na konkurenčnom a náročnom maloobchodnom trhu. Zavedenie stratégie znižovania zásob je jedným z najdôležitejších opatrení obozretného manažéra a prináša mnoho výhod, medzi ktoré patria: nižšie náklady a uvoľnenie kapitálu (menej zásob znamená nižšie výdavky na prenájom a údržbu skladových priestorov); viac priestoru (optimalizácia distribúcie tovaru, zlepšenie rotácie zásob, zjednodušenie organizácie a uľahčenie prístupu k výrobkom); zvýšenie produktivity (zefektívnenie procesov riadenia zásob a zvýšenie flexibility a prispôsobivosti). Strategické plánovanie zásob umožňuje lepšie reagovať na zmeny v dopyte spotrebiteľov, čo umožňuje rýchle úpravy bez toho, aby bolo potrebné držať príliš veľké zásoby.
Náklady na nesprávne riadenie
V celosvetovom meradle má nevhodné riadenie zásob každoročne za následok mnohomiliardové straty spôsobené stratami z predaja a plytvaním výrobkami. V neposlednom rade sa znižuje spokojnosť zákazníkov so službami spôsobená nedostatkom zásob a nadmerným čakaním na ich doplnenie. Medzi ďalšie straty vyplývajúce zo zlého riadenia zásob patria: strata kontroly nad dodávateľským reťazcom, zvýšené náklady na údržbu skladu, poistenie zásob a skladovanie nadbytočných zásob (tieto náklady sa môžu rýchlo zrátať a znižovať zisky maloobchodníkov), strata marží (keď sú maloobchodníci nútení predražovať výrobky, aby odstránili nadbytočné zásoby), premárnené príležitosti na predaj (keď zákazník nespokojný s nedostatkom prejde ku konkurenčnému dodávateľovi) a neefektívna prevádzka (keď zlá organizácia zásob a označovanie predlžuje dodacie lehoty).
Analýza ABC/XYZ
Dobrým nápadom na riešenie opísaných problémov pri riadení zásob je pravidelné analyzovanie a monitorovanie zásob, ktoré uľahčuje prognózovanie dopytu, čo následne umožňuje efektívnejšie plánovanie zásobovania a využívanie zdrojov. Podnik tak môže rýchlejšie reagovať na zmeny na trhu a prispôsobiť sa potrebám svojich zákazníkov.
Tu prichádza na pomoc klasifikácia ABC, ktorá zoskupuje výrobky od najdôležitejších po najmenej dôležité z obchodného hľadiska.Do skupiny A patria napríklad najdrahšie výrobky, ktoré pri malom podiele na objeme tovaru tvoria väčšinu jeho hodnoty (podľa tzv. Paretovho princípu v pomere 20/80). Skupina B sú materiály so strednou hodnotou a stredným podielom na hmotnosti tovaru (napr. 15/30) a skupina C sú materiály s nízkou hodnotou a vysokou hmotnosťou, napr. 5/50). Metódu ABC možno rozšíriť o klasifikáciu XYZ na analýzu dopytu, kde skupina X obsahuje materiály s pravidelným, predvídateľným dopytom, skupina Y obsahuje materiály s premenlivým dopytom často súvisiacim so sezónnosťou alebo kontraktmi a skupina Z obsahuje materiály s veľmi nepravidelným dopytom, ktorý sa ťažko predvída.
Kombináciou týchto dvoch klasifikácií spolu získame štvorcovú maticu "tri krát tri", z ktorej sa vytvorí konečných deväť skupín klasifikácie materiálov: AX, AY, AZ, BX, BY, BZ, CX, CY, CZ. Po tomto rozdelení je možné určiť rozsah, ktorému by sa mala venovať väčšia pozornosť. Podľa tejto klasifikácie budú pre efektívnu prevádzku skladu najdôležitejšie - a zároveň najľahšie skladovateľné - materiály v skupine AX, ktoré sa vyznačujú vysokým dopytom a vysokou hodnotou, pretože sa môžu dodávať podľa zásady just-in-time, ktorá spočíva v dodávaní materiálov potrebných na výrobu výrobkov alebo služieb presne v množstve požadovanom spoločnosťou a presne v čase, keď sú potrebné. Naopak, v prípade skupiny CZ, ktorá zoskupuje výrobky s nepravidelným predajom a nízkou hodnotou, je možná väčšia štandardizácia pri dodávkach, ktoré sa uskutočňujú menej často a príležitostne. Nevýhodou klasifikácie ABC/XYZ je najmä statickosť a nezohľadnenie vonkajších faktorov, napr. zmien na trhu alebo inflačného faktora. Jej výhodou je jednoduché použitie a univerzálnosť - je použiteľná v mnohých oblastiach a rozlišuje medzi zložkami s vysokou a nízkou hodnotou.
Žiadny pohyb bez softvéru
Schopnosť okamžite zhromažďovať, kontrolovať a prezentovať spoľahlivé informácie o zásobách je pre efektívne riadenie zásob kľúčová. Na podporu týchto úloh sú určené systémy riadenia skladov (WMS). Umožňujú dynamicky riadiť meniacu sa situáciu v sklade. Systém zhromažďuje a spracováva informácie o stave skladu v reálnom čase, pričom údaje aktualizuje okamžite po každej skladovej operácii. Systém WMS poskytuje informácie o aktuálnom množstve a kvalite sortimentu, okrem iného vďaka inventúre v reálnom čase. Vykonávanie takejto inventúry zabezpečuje, že zhromaždené informácie o zásobách sú v súlade so skutočným stavom zásob. Ďalšou výhodou tejto formy inventúry je zachovanie kontinuity skladových operácií.
Zhrnutie
Nadmerné zásoby majú negatívny vplyv na ziskovosť tak vo výrobných podnikoch, ako aj v distribučných centrách. Nadmerné zásoby sú tiež častým problémom veľkých veľkoobchodníkov, ktorí uskutočňujú veľké jednorazové nákupy s cieľom získať dodatočné zľavy. Nadmerné zásoby sú tiež jednou z najčastejších chýb, ktorých sa dopúšťajú spoločnosti prevádzkujúce dodávateľský reťazec. Týmto spôsobom prichádzajú o peniaze (nadmerné zásoby zmrazujú kapitál, ktorý by sa mohol priebežne investovať, napríklad do modernizácie) a cenné skladové priestory. Zavedenie stratégie na zníženie (zbytočných) zásob by preto malo byť jednou z najdôležitejších úloh každého skladu.
Autor príspevku: Mgr:
Súvisiace príspevky
